IA no recrutamento e RGPD: 5 perguntas a responder antes do primeiro testeTranslation

Antes de deixar a IA entrar no seu processo de recrutamento, resolva estas cinco coisas. Caso contrário, a sua comissão de trabalhadores resolve-as por si mais tarde.

Imagine a cena. O seu piloto está todo planeado. Muitas candidaturas para vagas de apoio ao cliente, e a IA vai conduzir as entrevistas da primeira ronda. Começa na segunda-feira.

Na quinta-feira anterior, o seu responsável pela proteção de dados pergunta: „Então onde é que as gravações ficam guardadas?"

E ninguém na sala sabe bem.

Uma coisa desde já: não somos advogados, e isto não é aconselhamento jurídico. São as perguntas a responder antes de começar. Obtenha as respostas junto da sua equipa de proteção de dados e, se necessário, de um advogado.

Porque é que todos olham com mais atenção quando a IA é usada no recrutamento

Os dados de candidatura são pessoais. Uma entrevista por voz junta a voz do candidato e cada resposta que ele dá.

E trata-se de algo a que as pessoas dão muita importância: um emprego.

É por isso que o RGPD e as comissões de trabalhadores prestam muita atenção a este tema. Em breve, o Regulamento Europeu de IA também o fará. Ele classifica a IA que ajuda a selecionar candidatos como de alto risco. No estado atual, a maioria dessas obrigações aplica-se a partir de dezembro de 2027, mas o calendário já mudou antes — por isso, verifique a situação atual.

O RGPD, no entanto, já se aplica hoje.

Pergunta 1: Onde estão os dados?

Pergunte diretamente ao fornecedor: onde são guardadas as gravações, as transcrições e as pontuações? E onde são processadas?

„Na UE" é um bom começo. Ainda assim, pergunte pelos subcontratantes. Normalmente estão listados num anexo ao contrato.

E pergunte quando é que os dados são eliminados. Ninguém precisa de guardar gravações de pessoas que foram recusadas há meses.

Pergunta 2: Quem toma a decisão final?

Esta é a grande questão.

Ao abrigo do RGPD, as pessoas têm o direito de não ficar sujeitas a uma decisão tomada apenas por uma máquina quando esta as afeta de forma significativa. É o artigo 22.º. A rejeição de uma candidatura muito provavelmente conta.

Na prática, a IA pode conduzir a conversa e resumi-la. A decisão tem de ser tomada por uma pessoa.

Uma decisão real, note-se. Se alguém apenas clica em „confirmar" no que a IA sugere, dificilmente é uma decisão própria.

Por isso, deixe-o escrito antecipadamente: quem analisa os resultados? O que é que essa pessoa vê? E pode decidir de forma diferente da recomendação?

Pergunta 3: O que sabem os candidatos?

Os candidatos precisam de saber que estão a falar com uma IA e o que acontece às suas respostas.

Isso vai no seu aviso de privacidade. Idealmente, também vai no convite e no início da entrevista.

Pense também no que acontece se alguém não quiser falar com uma IA. Existe outra via? Deve ser capaz de a indicar.

Pergunta 4: De que papelada precisa?

Esta parte é seca, mas não pode ser ignorada.

Vai quase sempre precisar destes três:

• um acordo de tratamento de dados (DPA) com o fornecedor
• um registo no seu registo das atividades de tratamento
• uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados (AIPD). Para IA que pontua candidatos, é muito provavelmente obrigatória.

Pergunte ao fornecedor que documentos já tem prontos. Assim não começa do zero.

Pergunta 5: Quando fala com a comissão de trabalhadores?

Se tiver uma: cedo. Antes do teste.

Na Alemanha, a comissão de trabalhadores tem uma palavra a dizer sobre sistemas técnicos que possam monitorizar comportamento ou desempenho (artigo 87.º da Lei da Constituição da Empresa). Também tem uma palavra a dizer sobre regras de seleção de pessoal (artigo 95.º).

Se só souberem do assunto quando o piloto já terminou, a discussão começa do princípio na mesma. Só que com pior disposição.

O que ajuda: mostre-lhes a entrevista antes de começar. Deixe um deles passar por ela. E acordem em conjunto o que é avaliado e o que não é.

E quanto à imparcialidade?

A preocupação de que a IA possa avaliar pessoas de forma injusta é razoável. Escreveremos mais sobre isso em breve.

Uma dica para já: peça para ver os critérios em que a IA baseia a pontuação. Depois verifique se cada um tem realmente algo a ver com a função.

A checklist

• Onde são guardadas as gravações, transcrições e pontuações, e quando são eliminadas?
• Quem toma a decisão final, e pode essa pessoa discordar da IA?
• Os candidatos sabem antecipadamente que estão a falar com uma IA?
• O DPA, o registo de tratamento e a AIPD estão tratados?
• A comissão de trabalhadores viu a entrevista?

Se puder responder sim às cinco, está pronto para começar o seu teste.

E se quiser ver como isto funciona com o langbox HIRE: teremos todo o gosto em mostrar-lhe onde ficam os dados e o que os seus recrutadores veem no final.