KI im Recruiting und DSGVO: 5 Fragen, die Sie vor dem ersten Test klären solltenTranslation

Bevor Sie KI in Ihren Bewerbungsprozess lassen, klären Sie diese fünf Dinge. Sonst klärt sie später Ihr Betriebsrat für Sie.

Stellen Sie sich das vor. Ihr Pilotprojekt ist komplett geplant. Viele Bewerbungen für den Kundenservice, und die KI soll die Erstinterviews führen. Sie starten am Montag.

Am Donnerstag davor fragt Ihre Datenschutzbeauftragte: „Wo werden eigentlich die Aufzeichnungen gespeichert?"

Und niemand im Raum weiß es so richtig.

Eines vorweg: Wir sind keine Anwälte, und das hier ist keine Rechtsberatung. Es sind die Fragen, die Sie vor dem Start beantworten sollten. Die Antworten holen Sie sich von Ihrem Datenschutzteam und, falls nötig, von einer Kanzlei.

Warum alle genauer hinschauen, wenn KI im Bewerbungsprozess zum Einsatz kommt

Bewerbungsdaten sind persönlich. Ein Sprachinterview kommt mit der Stimme der Kandidatin und jeder Antwort, die sie gibt.

Und es geht um etwas, das Menschen sehr wichtig ist: einen Job.

Deshalb schauen DSGVO und Betriebsräte hier genau hin. Bald auch der EU AI Act. Er stuft KI, die bei der Auswahl von Kandidaten hilft, als Hochrisiko ein. Stand heute gelten die meisten dieser Pflichten ab Dezember 2027, aber der Zeitplan hat sich schon verschoben – prüfen Sie also den aktuellen Stand.

Die DSGVO gilt allerdings schon heute.

Frage 1: Wo sind die Daten?

Fragen Sie den Anbieter direkt: Wo werden Aufzeichnungen, Transkripte und Scores gespeichert? Und wo werden sie verarbeitet?

„In der EU" ist ein guter Anfang. Fragen Sie trotzdem nach Subunternehmern. Die stehen meist in einem Anhang zum Vertrag.

Und fragen Sie, wann die Daten gelöscht werden. Aufzeichnungen von Menschen, die vor Monaten abgelehnt wurden, muss niemand aufbewahren.

Frage 2: Wer trifft die endgültige Entscheidung?

Das ist die große Frage.

Nach der DSGVO haben Menschen das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die allein von einer Maschine getroffen wird, wenn sie sie erheblich betrifft. Das ist Artikel 22. Die Ablehnung einer Bewerbung zählt sehr wahrscheinlich dazu.

In der Praxis kann die KI das Gespräch führen und zusammenfassen. Die Entscheidung muss ein Mensch treffen.

Eine echte Entscheidung, wohlgemerkt. Wenn jemand einfach auf „bestätigen" klickt, was auch immer die KI vorschlägt, ist das kaum eine eigene Entscheidung.

Also halten Sie es vorher schriftlich fest: Wer prüft die Ergebnisse? Was sieht diese Person? Und darf sie anders entscheiden als die Empfehlung?

Frage 3: Was wissen die Kandidaten?

Kandidaten müssen wissen, dass sie mit einer KI sprechen, und was mit ihren Antworten passiert.

Das gehört in Ihre Datenschutzerklärung. Idealerweise auch in die Einladung und an den Anfang des Interviews.

Denken Sie auch daran, was passiert, wenn jemand nicht mit einer KI sprechen möchte. Gibt es einen anderen Weg? Sie sollten ihn benennen können.

Frage 4: Welchen Papierkram brauchen Sie?

Dieser Teil ist trocken, aber Sie kommen nicht drumherum.

Diese drei Dinge brauchen Sie fast immer:

• einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter
• einen Eintrag in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
• eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Bei KI, die Kandidaten bewertet, ist sie sehr wahrscheinlich Pflicht.

Fragen Sie den Anbieter, welche Dokumente er bereits vorbereitet hat. Dann fangen Sie nicht bei null an.

Frage 5: Wann sprechen Sie mit dem Betriebsrat?

Wenn Sie einen haben: früh. Vor dem Test.

In Deutschland hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei technischen Systemen, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 BetrVG). Er hat auch Mitspracherecht bei Regeln für die Personalauswahl (§ 95).

Wenn er erst davon erfährt, wenn der Pilot schon gelaufen ist, beginnt die Diskussion sowieso von vorn. Nur in schlechterer Stimmung.

Was hilft: Zeigen Sie ihm das Interview, bevor Sie starten. Lassen Sie eine Person aus dem Gremium es selbst durchlaufen. Und einigen Sie sich gemeinsam darauf, was bewertet wird und was nicht.

Und was ist mit Fairness?

Die Sorge, dass KI Menschen unfair bewerten könnte, ist berechtigt. Darüber schreiben wir bald mehr.

Ein Tipp für jetzt: Lassen Sie sich die Kriterien zeigen, nach denen die KI bewertet. Prüfen Sie dann, ob jedes einzelne tatsächlich etwas mit dem Job zu tun hat.

Die Checkliste

• Wo werden Aufzeichnungen, Transkripte und Scores gespeichert, und wann werden sie gelöscht?
• Wer trifft die endgültige Entscheidung, und darf diese Person der KI widersprechen?
• Wissen Kandidaten vorher, dass sie mit einer KI sprechen?
• Sind AVV, Verarbeitungsverzeichnis und DSFA erledigt?
• Hat der Betriebsrat das Interview gesehen?

Wenn Sie alle fünf mit Ja beantworten können, sind Sie bereit für Ihren Test.

Und wenn Sie sehen möchten, wie das mit langbox HIRE funktioniert: Wir zeigen Ihnen gern, wo die Daten liegen und was Ihre Recruiter am Ende sehen.